corrispondenza aziendale

 

Intware Group, su piattaforma HCL Notes Domino , ha messo a punto uno strumento per la configurazione dinamica di qualsiasi Database Documentale attraverso l’utilizzo di Modelli Documentali Dinamici.

I Modelli Documentali Dinamici contengono campi indici di :

- Livello che definiscono le chiavi principali ed univoche di ogni documento         aziendale
- Descrittivi che definiscono le caratteristiche dettagliate e secondarie di ogni     documento aziendale
- Date che definiscono le date significative di ogni documento aziendale

Attraverso l’utilizzo di tale configuratore dinamico , Intware Group  è in grado di mettere a punto un Modello  Documentale di Corrispondenza Aziendale completamente aderente alle procedure operative del cliente senza dover essere vincolati a classificazioni e schemi di ordinamento precostituiti.

Tale modello costituisce la matrice del  Database Documentale della Corrispondenza Aziendale.

 

L’applicativo  si articola nei seguenti moduli :

  • Archiviazione Documenti
  • Ricerca Documenti
  • Importazione Documenti
 

Il modulo Archiviazione Documenti effettua automaticamente l’attribuzione del Modello Documentale di Corrispondenza Aziendale creato  ai documenti (es. formato PDF) selezionati dalla Segreteria Aziendale e procederà  al caricamento degli stessi sul Database Documentale della Corrispondenza Aziendale.

Sfruttando le caratteristiche native della piattaforma HCL Notes Domino, i  documenti archiviati  appaiono in viste dedicate personalizzate di immediata lettura in cui i campi indici identificativi dei documenti di corrispondenza saranno organizzati orizzontalmente con sequenze  gerarchiche  e categorizzazioni stabiliti dal cliente..

Non vi è inoltre alcun limite al numero di viste che possono essere definite all’interno dell’applicativo.

Nel modulo Archiviazione Documenti verranno gestite le Protocollature Automatiche e verranno definiti gli eventuali Cicli di Distribuzione personalizzati concordati col cliente-


Nel modulo Ricerca Documenti verranno effettuate le query sul Database Documentale della Corrispondenza Aziendale utilizzando livelli, campi e date indici del Modello Documentale di Corrispondenza Aziendale a cui sono associati, in qualsiasi tipo di sequenza/ordinamento ed in base a filtri preordinati o configurabili dall’utente attraverso apposito pannello di selezione e legati alla specifica funzione o login.

Oltre che sui campi indice del documento sarà' possibile effettuare operazioni di ricerca sia sul testo contenuto nei campi stessi che all'interno del documento allegato (ricerca full-text).

 

Nel modulo Importazione Documenti verrà effettuato il trasferimento di massa sul Database Documentale della Corrispondenza Aziendale di gruppi di documenti, già presenti sui server aziendali nelle diverse direttrici, attribuendo ad essi il  Modello Documentale di Corrispondenza Aziendale precedentemente creato.

I documenti della Corrispondenza Aziendale  hanno un'unica versione ufficiale e sono accessibili e/o modificabili solo dagli utenti autorizzati attraverso un sistema sofisticato di password e ruoli propri della piattaforma HCL Notes Domino.

La versione unica e centralizzata del Database Documentale della Corrispondenza Aziendale eliminerà i problemi di proliferazione delle versioni e consentirà un sensibile risparmio di memoria disco.

I Documenti della Corrispondenza Aziendale saranno consultabili sia in intranet che su web da qualsiasi località ( ufficio, albergo, in viaggio, da casa.

I prodotti di web collaboration sono installabili sia presso le società clienti che gestibili con un'innovativa formula di CLOUD PRIVATO e senza alcun intervento di personale specialistico interno all'azienda.