corrispondenza aziendale
Intware
Group,
su piattaforma HCL Notes Domino , ha messo a punto uno strumento per la
configurazione dinamica di qualsiasi Database Documentale attraverso
l’utilizzo di Modelli Documentali Dinamici.
I
Modelli Documentali Dinamici contengono campi indici di :
- Livello che definiscono le
chiavi
principali ed univoche di ogni documento
aziendale
- Descrittivi che definiscono le
caratteristiche dettagliate e secondarie di ogni
documento aziendale
-
Date che definiscono le date
significative di ogni documento aziendale
Attraverso l’utilizzo di
tale configuratore dinamico ,
Intware Group è in
grado di mettere a punto un Modello
Documentale di
Corrispondenza Aziendale completamente
aderente alle procedure operative del cliente
senza dover
essere vincolati a classificazioni e schemi di ordinamento
precostituiti.
Tale modello costituisce la matrice
del Database
Documentale della Corrispondenza
Aziendale.
L’applicativo si
articola nei
seguenti moduli :
- Archiviazione Documenti
- Ricerca Documenti
- Importazione Documenti
Sfruttando le caratteristiche
native della piattaforma HCL Notes Domino, i documenti
archiviati appaiono in viste dedicate
personalizzate di immediata lettura
in cui i campi indici identificativi dei documenti di corrispondenza
saranno
organizzati orizzontalmente con sequenze gerarchiche
e categorizzazioni
stabiliti dal cliente..
Non vi è inoltre alcun limite al numero di viste che possono
essere definite
all’interno dell’applicativo.
Nel
modulo Archiviazione Documenti verranno gestite le Protocollature
Automatiche e verranno definiti gli eventuali Cicli
di Distribuzione personalizzati
concordati col cliente-
Nel modulo Ricerca Documenti
verranno
effettuate le query sul Database Documentale della Corrispondenza
Aziendale
utilizzando livelli, campi e date indici del Modello Documentale di
Corrispondenza Aziendale a cui sono associati, in qualsiasi tipo di
sequenza/ordinamento ed in base a filtri preordinati o configurabili
dall’utente attraverso apposito pannello di selezione e
legati alla specifica
funzione o login.
Oltre
che sui campi indice del documento sarà' possibile
effettuare operazioni di
ricerca sia sul testo contenuto nei campi stessi che all'interno del
documento
allegato (ricerca full-text).
Nel modulo Importazione
Documenti verrà effettuato il trasferimento di
massa
sul Database Documentale della Corrispondenza Aziendale di gruppi di
documenti,
già presenti sui server aziendali nelle diverse direttrici,
attribuendo ad essi
il Modello
Documentale di Corrispondenza
Aziendale precedentemente creato.
I documenti della Corrispondenza
Aziendale
hanno un'unica
versione ufficiale e sono
accessibili e/o modificabili solo dagli utenti autorizzati attraverso
un
sistema sofisticato di password e ruoli propri della piattaforma HCL
Notes
Domino.
La versione unica e centralizzata del
Database Documentale della Corrispondenza Aziendale
eliminerà i problemi di
proliferazione delle versioni e consentirà un sensibile
risparmio di memoria
disco.
I Documenti della Corrispondenza Aziendale saranno consultabili sia in intranet che su web da qualsiasi località ( ufficio, albergo, in viaggio, da casa.