Documentazione aziendale
INT-ORGADOC
è
la soluzione sviluppata su piattaforma HCL Notes
Domino per fornire uno strumento flessibile e di facile utilizzo
nell’area
della Gestione Documentale.
L'applicativo
è stato sviluppato con
l'utilizzo di HCL Messaging and Collaboration Products
e
consente all’utente di
costruire in modo dinamico Modelli Documentali adatti alle particolari
esigenze
aziendali senza dover essere vincolati a classificazioni e schemi di
ordinamento precostituiti.
I
diversi documenti aziendali vengono
associati ad uno dei modelli creati e caricati sul Database Documentale
Centralizzato accessibile sia in intranet che su web in modo protetto e
selettivo.
L'applicativo consente di utilizzare la protocollatura automatica
e di
assegnare ai documenti cicli
di distribuzione personalizzati.
INT-ORGADOG
si articola nelle seguenti funzioni di base:
- Creazione Modelli Documentali
- Archiviazione Documenti
- Ricerca Documenti
- Importazione Documenti
La Creazione Modelli Documentali consiste nel definire Livelli di Categorizzazione, Campi Identificativi, Date Identificative attraverso i quali raggruppare i documenti aziendali.
L’Archiviazione
Documenti consiste nell’attribuzione
di Modelli Documentali a documenti di
qualsiasi tipo (elaborazione testi, fogli di calcolo, presentazioni,
immagini
etc.) presenti sui server aziendali ed al caricamento degli stessi sul
Database Documentale Centralizzato.
La
Ricerca Documenti viene effettuata nel Database Documentale
Centralizzato
utilizzando livelli, campi e date dei Modelli Documentali a
cui sono
associati, in qualsiasi tipo di
sequenza/ordinamento ed in
base a filtri preordinati o configurabili
dall’utente attraverso apposito
pannello di selezione e legati alla specifica funzione o login.
L’Importazione
Documenti consiste nel trasferimento di massa sul Database Documentale
Centralizzato di gruppi di documenti,
presenti sui
server aziendali nelle diverse direttrici, attribuendo ad essi un
determinato Modello Documentale tra quelli precedentemente
creati.
Con l'utilizzo di INT-ORGADOC si ottengono diversi vantaggi :
- La
creazione di Modelli Documentali dinamici , in
numero teoricamente illimitato, direttamente da parte
dell'utente.
- I
Modelli Documentali sono svincolati da schemi fissi non
richiedendo all'utente campi significativi di raggruppamento
precostituiti :
l'utente , durante la creazione del Modello Documentale ,
definisce sia il numero di
campi che la loro intestazione.
- Si protegge il patrimonio informativo aziendale in quanto il Database Documentale Centralizzato è dotato di un sistema sofisticato di password.
- I documenti aziendali hanno un'unica versione ufficiale e sono accessibili solo dagli utenti autorizzati : la versione unica e centralizzata elimina i problemi di proliferazione delle versioni e consente un notevole risparmio di memoria disco.
- I documenti aziendali sono consultabili sia in intranet che su web da qualsiasi località ( ufficio, albergo, in viaggio, da casa etc.)
- Coll'attribuzione
di campi
significativi definiti dall'utente ai
documenti aziendali , mediante
i Modelli Documentali, la
ricerca risulta piu efficace e mirata.
- Con la possibilità di allegare i link dei documenti, al posto dei documenti stessi, nelle e-mail su intranet e nei cicli di distribuzione, il traffico sulla rete aziendale risulta sensibilmente ridotto.
I prodotti di web collaboration sono installabili sia presso le società clienti che gestibili con un'innovativa formula di CLOUD PRIVATO e senza alcun intervento di personale specialistico interno all'azienda.